امروزه در فرآیند کاری شرکتها استفاده از چک امری مرسوم تلقی میشود. از این رو مهم است که تیم مالی قادر به ثبت عملیات چک و گزارش گیری از آن باشد. عملیات چک در نرم افزار سپیدار به دو دسته کلی چک دریافتنی و چک پرداختنی تقسیم میشود. در این فرآیند کلیه حالت های ممکن در نظر گرفته شده که در ادامه به آن میپردازیم.

عملیات چک دریافتنی در نرم افزار سپیدار

ممکن است شرکت در ازای فروش محصول از مشتری چک دریافت کند. این چک میتواند بصورت مدت دار و یا تاریخ روز باشد. سپس چک را به بانک برده و در تاریخ مربوطه چک وصول شود و یا برگشت بخورد. همچنین ممکن است چک در ازای خرید محصولی خرج شود. نحوه ثبت این عملیات به شرح ذیل است.

ثبت دریافت چک

با مراجعه به فرم “رسید دریافت جدید” نوع دریافت را قابل انتخاب است. با تکمیل سربرگ فرم در تب چک یک سطر اضافه کرده و مشخصات چک قابل ثبت است. توجه داشته باشید عدد “پشت نمره” بصورت سری توسط نرم افزار تکمیل میشود.

نکته: با توجه به اینکه چک دریافتنی در اولین مرحله نزد صندوق خواهد آمد، لذا انتخاب صندوق الزامی است.

نکته: حساب معین در سربرگ فرم، سمت بستانکار سند خواهد بود.

در این مرحله چک نزد صندوق ثبت شده است. سندی به شرح ذیل صادر شده است.

چکهای دریافتنی نزد صندوق/ تفصیلی طرف مقابل : بدهکار

حسابهای دریافتنی/ تفصیلی طرف مقابل : بستانکار

در ادامه میتوان در تاریخ سررسید چک آن را وصول و وجه را نقداٌ دریافت کرد و یا پیش از آن چک را نزد بانک سپرد. در مواردی بر حسب نیاز شرکتها اقدام به خرج کردن چک دریافتی میکنند که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

نقد کردن چک در نرم افزار سپیدار

زمانی که تاریخ سررسید چک رسیده باشد میتوانیم نسبت به وصول آن و دریافت وجه نقد اقدام کنیم. برای این منظور کافی است به فرم “عملیات بانکی چک دریافتنی” در نرم افزار سپیدار مراجعه کنیم. با انتخاب گزینه “نقد کردن” و صندوق مورد نظر، چک قابل انتخاب است.

توجه داشته باشید در این قسمت تنها چک هایی نمایش داده میشود که در وضعیت نزد صندوق (صندوق انتخاب شده) باشند.

با ذخیره این فرم سندی به شرح ذیل صادر میگردد.

موجودی صندوقهای ریالی/ تفصیلی صندوق : بدهکار

چکهای دریافتنی نزد صندوق/ تفصیلی طرف مقابل : بستانکار

واگذاری چک در نرم افزار سپیدار

جهت واگذاری چک به بانک در نرم افزار سپیدار کافی است به فرم “عملیات بانکی چک دریافتنی” مراجعه کنیم. با انتخاب گزینه “واگذار به بانک” و حساب بانکی مورد نظر، کلیه چکهای نزد صندوق قابل انتخاب میباشند.

با ثبت این عملیات سند حسابداری به شرح ذیل صادر میشود.

چکهای درجریان وصول/ تفصیلی طرف مقابل : بدهکار

چکهای دریافتنی نزد صندوق/ تفصیلی طرف مقابل : بستانکار

وصول و برگشت چک

برای این منظور کافی است “عملیات بانکی چک دریافتنی” را باز کرده و گزینه “وصول/واخواست” را انتخاب کنیم. با افزودن چک مورد نظر می توانیم وضعیت “وصول” و یا “واخواست” را انتخاب کنیم.

توجه داشته باشید در این حالت تنها چکهای نزد بانک نمایش داده میشوند.

با وصول چک سندی به شرح ذیل خواهیم داشت.

موجودی بانک ریالی/ تفصیلی حساب بانکی : بدهکار

چکهای دریافتنی نزد صندوق/ تفصیلی طرف مقابل : بستانکار

خرج کردن چک

خرج کردن چک زمانی مطرح میشود که شخص (حقیقی-حقوقی) چک دریافت شده را در ازای بدهی خود به شخص ثالثی پرداخت کند. برای ثبت این عملیات کافی است فرم “اعلامیه پرداخت” انتخاب شود. سربرگ این فرم مشخصات مطابق تمامی پرداخت ها تکمیل و در قسمت “خرج کردن چک” سند مورد نظر قابل انتخاب است.

توجه داشته باشید تنها چک هایی که وضعیت آنها “نزد صندوق” و صندوق مرتبط آنها انتخاب شده باشد، نمایش داده میشوند.

عملیات چک پرداختنی در نرم افزار سپیدار

یک شرکت در دوره فعالیت خود به دلایل مختلفی ممکن است نیاز به پرداخت چک داشته باشد. این چک میتواند در ازای خرید کالا/خدمت، اجاره محل و یا ضمانت باشد. در ادامه نحوه ثبت عملیات چک پرداختنی را خواهیم دید.

ثبت پرداخت چک

با مراجعه به فرم “اعلامیه پرداخت جدید” نوع پرداخت قابل انتخاب است. با تکمیل سربرگ فرم در تب چک یک سطر اضافه کرده و مشخصات چک قابل ثبت است. برای پرداخت چک مدت دار به تامین کننده سنی به شرح زیر خواهیم داشت.

حسابهای پرداختنی/ تفصیلی طرف حساب : بدهکار

اسناد پرداختنی ریالی : بستانکار

نکته بسیار مهم: با تعریف مشخصات چک، درصورتی که ستون “نوع مدت” روز انتخاب شود، نرم افزار بصورت اتوماتیک مبلغ چک را از حساب کسر خواهد کرد. حتی اگر تاریخ سررسید چک دیرتر باشد.

وصول چک پرداختنی

در صورتی که هنگام پرداخت نوع مدت چک “مدت دار” انتخاب شود، لازم است زمان وصول و کسر موجودی از حساب عملیات مربوطه ثبت شود. با مراجعه به فرم “وصول چک پرداختنی جدید” و انتخاب چک، عملیات قابل ثبت است.

سند حسابداری به شرح ذیل خواهیم داشت.

اسناد پرداختنی ریالی : بدهکار

موجودی بانک ریالی/ تفصیلی حساب بانکی : بستانکار

استرداد چک در نرم افزار سپیدار

پس از دریافت یا پرداخت چک، به دلایل مختلفی ممکن است نیاز باشد چک به صادر کننده آن عودت داده شود. برای این منظور با مراجعه به فرم “استرداد چک جدید” نوع استرداد را مشخص کرده و با تکمیل مشخصات سند قابل ثبت است.