در این راهنما از راهکار تجارت بهراد نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار را می‌بینیم. منظور از بستن حسابهای پایان سال این است که در پایان هر یک دوره مالی، مانده حساب صفر شده و به دوره مالی جدید منتقل شوند. در این آموزش همراه ما باشید تا نحوه انجام این کار را ببینیم.
چرا باید حسابهای مالی را ببندیم؟
یکی از مهم‌ترین اهداف حسابداری، گزارش‌دهی سالیانه است. بستن حسابها یکی از روش‌هایی است که زمینه را برای گزارش‌دهی فراهم می‌کند. چرا؟ چون با این کار می‌توانیم صورت‌های مالی پایان سال را تدوین کنیم. بنابراین بخشی از داده‌های لازم را برای گزارش‌دهی سالیانه حسابداری به دست می‌آوریم.
بستن حسابها در دو صورت می‌تواند انجام شود:
- بستن حسابها در پایان سال یا دوره مالی
- بستن حسابها در طول دوره مالی
در حالت اول، می‌خواهیم بدانیم که حسابهای شرکت در طول این دوره چه قدر سود و زیان داشته‌اند. همچنین می‌خواهیم مانده حسابها را نیز به دست آوریم تا به دوره مالی بعدی انتقال دهیم و یک سند افتتاحیه بسازیم.
اما حالت دوم زمانی رخ می‌دهد که به یک دلیل خاص، دوره مالی برای یک معامله خاص تمام می‌شود. به این معنی که حساب و کتاب‌های این حساب به هر دلیلی بسته می‌شود (یا با بدهکاری یا با بستانکاری). برای مثال وقتی همکاری شرکت با یک شرکت دیگر تمام می‌شود یا طرف مقابل بدهی‌های خود را پرداخت نمی‌کند.
در ادامه تمام مراحلی را که باید برای بستن حسابها در پایان سال مالی و انتقال آنها به سال جدید انجام دهیم را مرور می‌کنیم.
بستن حسابها در پایان سال مالی
اولین گام در نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار، بستن حسابهای مالی سال جاری است. وقتی یک سال مالی را در سیستم سپیدار می‌بندیم، دیگر نمی‌توانیم بخش‌های مختلف مربوط به آن سال مالی را دستکاری کنیم. کدام بخش‌ها؟
- دریافت و پرداخت
- تأمین‌کنندگان و انبار
- مشتریان و فروش
- دارایی ثابت
در واقع امکان بستن حسابهای پایان سال در سپیدار تعبیه شده تا وقتی از آن استفاده می‌کنیم، امکان ویرایش یا حذف بخش‌های بالا وجود نداشته باشد. دقت کنید که بعد از بسته شدن این حسابها، اطلاعتشان به دوره مالی بعدی منتقل می‌شوند.
برای انجام این کار و بستن حسابهای پایان سال در سپیدار، ابتدا داخل خود برنامه و از منوی سمت راست، وارد بخش «شرکت» شوید. سپس روی گزینه «عملیات پایان سال» کلیک کنید.
با این کار یک فرم ظاهر می‌شود که شامل لیست حسابها است. اگر دقت کنید می‌بینید که وضعیت این حسابها «باز» است. وقتی شروع به بستن حسابهای پایان سال کنید، این سیستم‌ها به ترتیب از بالا به پایین بسته می‌شوند.
اینجا می‌خواهیم سال مالی را ببندیم. اما باید دقت کنید که با این کار دیگر امکان ویرایش اطلاعات حسابهای بالا وجود ندارد. پس قبل از انجام این کار از درستی اطلاعات آنها مطمئن شوید.
برای بستن این حسابها در این دوره مالی، روی باکسی که سمت راست کلمه «عنوان» در بالای ردیف‌ها قرار دارد کلیک کنید تا همه حسابها انتخاب شوند. سپس آیکون قفلی که بسته است و بالای برنامه قرار دارد را انتخاب کنید. با این کار تمام حسابها بسته و اطلاعاتشان به سال مالی جدید منتقل می‌شوند. مگر این که مواردی را در بستن بعضی از حسابها رعایت نکرده باشید.
نکاتی درباره بستن حسابها
قبل از این که حسابها را ببندید، لازم است که یک سری کارها را برای انواع حسابها انجام دهید که عبارت‌اند از:
- دریافت و پرداخت: برای همه عملیات این حساب سند حسابداری صادر کنید. همین‌طور در صورت مغایرت‌گیری را نیز انجام دهید.
- مشتریان و فروش: برای همه عملیات این حساب سند حسابداری صادر کنید. با بستن این حساب مانده مشتریان به سال مالی جدید منتقل می‌شود.
- انبار دارایی ثابت، انبار محصولات و تأمین‌کنندگان: قیمت‌گذاری‌ها را انجام دهید. با این کار موجودی کالا به دوره مالی بعدی منتقل می‌شود.
- دارایی ثابت: برای همه دارایی‌های ثابتی که در سیستم تعریف شده‌اند، محاسبه استهلاک را انجام دهید و مطمئن شوید که سند حسابداری همه دارایی‌های ثابت صادر شده باشد.
صادر کردن سند تسعیر ارز
اما در کنار کاری که در مرحله قبل در بخش «شرکت» انجام دادیم، موارد دیگری هم در راهنمای نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار هستند که باید در بخش «حسابداری» انجام دهیم. یکی از این کارها صدور سند تسعیر ارز است.
این سند در صورتی مورد نیاز خواهد بود که شرکت با طرف خارجی کار کند و با ارزهای مختلف نیز سروکار داشته باشد. در این صورت باید در کنار حسابهای ریالی، حسابداری مربوط به اسناد ارزی هم انجام و به سال بعد منتقل شوند. اینجا باید عملیات تسعیر ارز روی این حسابها صورت گیرد.
برای صادر کردن این سند، ابتدا وارد بخش «حسابداری» شده و بعد گزینه «صدور سند تسعیر ارز» را انتخاب کنید.
در فرمی که ظاهر می‌شود، تاریخ صدور سند تسعیر ارز را در قسمت «تاریخ» و حساب معین «سود و زیان ناشی از تسعیر ارز» را در قسمت «معین تسعیر ارز» انتخاب کنید. در قسمت «توضیحات» نیز می‌توانید سند را توصیف کنید.
اینجا باید گزینه «صدور سند حسابداری» را انتخاب کنید تا سند تسعیر ارز صادر شود (بر اساس جدیدترین نرخ ارز). لازم به ذکر است که اگر گزینه «بازخوانی حسابهای تسعیر پذیر» را انتخاب کنید، حسابهای معینی که تا تاریخ واردشده گردش ارزی داشته‌اند، نمایش داده می‌شوند.
بستن حسابهای سود و زیانی
بخش دیگری که زیرمجموعه سیستم حسابداری است، بستن حسابهای سود و زیانی است که بستن آنها منجر به بستن حسابهای موقت می‌شود. برای این کار در همان بخش «حسابداری»، گزینه «بستن حسابهای سود و زیانی» را انتخاب کنید.
در فرمی که ظاهر می‌شود، تاریخ صدور سند را در بخش «تاریخ» وارد کنید. معین ترازنامه (که مانده حسابهای سود و زیانی به آن منتقل می‌شود) را در قسمت «معین مقصد» انتخاب کنید (اگر این معین ویژگی تفصیل‌پذیری دارد، حساب تفصیل آن را هم انتخاب کنید). توصیف‌های مورد نظر را در قسمت «توضیحات» بنویسید.
در کادری که پایین و سمت راست صفحه است، حسابهای معین (که قبلاً حالت سود و زیانی در درخت‌واره حسابها برای آنها انتخاب شده و مانده حساب دارند) را می‌بینید. می‌توانید روی آیکون فلش که وسط دو فرم است کلیک کنید تا این حسابها را از سمت راست به سمت چپ انتقال دهید تا برای آنها سند صادر کنید. سپس «صدور سند حسابداری» را از بالای صفحه انتخاب کنید تا سند حسابداری صادر شده و حسابهای موقت بسته شوند.
تبدیل اسناد موقت به دائم
عملیات دیگری که باید در راهنمای نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار یاد بگیریم، تبدیل اسناد موقت به دائم است. چرا؟ چون می‌خواهیم این اسناد را غیر قابل ویرایش کنیم. برای این کار گزینه «تبدیل اسناد موقت به دائم» را در بخش حسابداری انتخاب کنید.
برای این که اسناد را دائمی کنید، یکی از دو روش زیر را پیش بگیرید:
- بر حساب تاریخ: در این روش می‌توانید اسناد را تا یک تاریخ مشخص دائمی کنید.
- بر حساب شماره: در این روش می‌توانید اسنادی را که تا یک شماره مشخص هستند دائمی کنید.
هر یک از این دو حالت را که انتخاب کردید، در نهایت روی آیکون قفل بالای صفحه کلیک کنید تا اسناد بسته شوند.
صادر کردن سند اختتامیه
در این گام از نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار، باید از تراز اختتامیه استفاده کنیم تا دور عملیات زیر صورت بگیرند:
- تمام حسابهایی که مانده بدهکاری دارند، بستانکار شوند تا تراز اختتامیه بدهکار شود.
- تمام حسابهایی که مانده بستانکار دارند بدهکار شوند تا تراز اختتامیه بستانکار شود.
برای انجام این کار اول وارد بخش «صدور سند اختتامیه و افتتاحیه» شوید.
اختتامیه را در بخش «نوع سند» انتخاب کنید. تاریخ را در بخش «تاریخ سند» وارد کنید. در نهایت از بالای صفحه گزینه «صدور سند اختتامیه» را انتخاب کنید. با این کار سند اختتامیه صادر شده و مانده حسابهای ترازنامه‌ای صفر می‌شوند.
صادر کردن سند افتتاحیه
و اما آخرین مرحله از نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار، متعلق است به صدور سند افتتاحیه برای شروع سال مالی جدید. برای این کار ابتدا باید وارد همان بخش «صدور سند اختتامیه و افتتاحیه» شوید. البته دقت کنید که باید از قبل سال مالی جدید را در سیستم تعریف کرده باشید.
این بار حالت افتتاحیه را انتخاب و تاریخ را وارد کنید. از بالای صفحه گزینه «صدور سند حسابداری» را انتخاب کنید تا این سند نیز صادر شود. با این کار مانده حسابهای ترازنامه‌ای به سال جدید منتقل می‌شوند.
در آخر
در این آموزش نحوه بستن حسابهای پایان سال در سپیدار را دیدیم که یکی از مهم‌ترین گام‌های حسابداری در این برنامه است. اما اگر مایلید با سایر قابلیت‌های این برنامه و مباحث دیگر حسابداری آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم سری به آکادمی «آموزش حسابداری» در راهکار تجارت بهراد بزنید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.