در این مطلب از راهکار تجارت بهراد انواع ثبت های حسابداری بازرگانی را با هم مرور می‌کنیم. اما چرا ثبت حسابداری در شرکت‌های بازرگانی تا این حد مهم است؟ چون کوچکترین اشتباه یا فراموشی جزئیات امور مالی، می‌تواند نظم کل شرکت را بر هم زند. به همین خاطر است که ثبت های حسابداری بازرگانی ابعاد مختلف حسابداری این نوع شرکت‌ها را به عهده می‌گیرند تا همه چیز زیر ذره‌بین حسابداران شرکت باشد و اشتباهی رخ ندهد. در این مطلب همراه ما باشید تا ضمن تعریف ثبت های حسابداری بازرگانی، با انواع آن نیز آشنا شویم.
ثبت حسابداری بازرگانی چیست؟
قبل از این که به انواع ثبت های حسابداری بازرگانی بپردازیم، بهتر است یک بار این ثبت حسابداری را با هم تعریف کنیم. ثبت حسابداری بازرگانی به معنای ثبت و وارسی رویدادها، تراکنش‌ها و اطلاعات مالی مربوط به یک شرکت تجاری است. این فرایند به منظور رصد کردن و ثبت دقیق و منظم تمامی فعالیت‌های مالی و مالیاتی یک شرکت صورت می‌گیرد.
محاسبه سودها و زیا‌ن‌ها و بدهی‌ها نیز از جمله مواردی است که در ثبت حسابداری بازرگانی انجام میشود. در نگاهی دقیق‌تر، پروسه ثبت حسابداری بازرگانی شامل موارد زیر است:
- ثبت دفاتر حسابداری
- تنظیم و ثبت فهرست حسابها
- ثبت رویدادها و تراکنش‌های مالی (مانند خرید و فروش کالا، پرداخت و دریافت وجه)
- تهیه صورت‌های مالی (مانند صورت سود و زیان، صورت سرمایه‌گذاری، صورت جریان وجوه نقد)
- ارائه گزارش و اطلاعات مالی به اعضای شرکت، مدیران، سهامداران یا مراجع داخلی و خارجی
ثبت حسابداری بازرگانی از مهم‌ترین اقداماتی است که باید در شرکت‌های تجاری انجام شود. این فرایند به شرکت‌ها کمک می‌کند که از دقت و صحت اطلاعات مالی خود اطمینان حاصل کنند، از بروز نقاط ضعف و نقص‌های مالی جلوگیری کنند، قابلیت تصمیم‌گیری بهتری داشته باشند و به راحتی اطلاعات مورد نیاز را برای گزارش‌گیری و تعهدات قانونی فراهم کنند.
به علاوه با ثبت حسابداری بازرگانی می‌توان عملکرد مالی شرکت را در طول زمان مقایسه و تجزیه و تحلیل کرد. همین‌طور می‌توان از آن به عنوان ابزاری برای برنامه‌ریزی استراتژیک مالی استفاده کرد.
بنابراین ثبت حسابداری بازرگانی به عنوان یک فرایند اساسی در مدیریت مالی شرکت‌ها، بهبود کنترل داخلی و افزایش شفافیت و اعتماد سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انواع حسابها در حسابداری بازرگانی
در کنار انواع ثبت های حسابداری بازرگانی که در ادامه می‌بینیم، در این نوع حسابداری، دو نوع حساب خرید و فروش را داریم. در ادامه با این حسابها بیشتر آشنا می‌شویم.
۱/ حساب خرید
در این حساب همانطور که از نامش مشخص است، مبلغ کالاهایی که در بازه زمانی یک ساله از شرکت خریداری شدهاند ثبت میشود. هر خریدی که انجام میشود، یک ثبت با عنوان بدهکار تثبیت میشود. بنابراین هر چه خرید بیشتری انجام شود، این مقدار بیشتر و هر چه بستانکاری بیشتر باشد، این مقدار کمتر میشود.
در این میان ثبت حساب برگشت از خرید را هم داریم. این ثبت زمانی صورت می‌گیرد که مشتری کالا یا کالاهای خریداری شده را برگشت بزند. در این صورت مبلغ خرید مشتری (یا بخشی از آن) به او برگشت داده میشود و عددی که جزو بدهکاری حساب خرید محسوب می‌شد، به مشتری عودت داده میشود. پس این عدد که حساب برگشت از خرید است، از بدهکاری وارد بستانکاری میشود.
۲/ حساب فروش
در این حساب ثبت‌ها زاویه دیگری دارند. این بار درآمد حاصل از فروش کالاها در سمت بستانکار ثبت می‌شوند (چه فروش نقدی و چه نسیه). برخلاف حساب خرید که ماهیت بدهکاری داشت، حساب فروش ماهیت بستانکاری دارد. پس هر ثبت بستانکاری مبلغ آن را افزایش و هر ثبت بدهکاری مبلغ آن را کاهش می‌دهد.
درست مثل بالا که حساب برگشت از خرید داشتیم، اینجا حساب برگشت از فروش را دارم. هر مبلغی که بابت کالای برگشت‌خورده به مشتری پرداخت میشود، در سمت بدهکار ثبت میشود.
انواع ثبت های حسابداری بازرگانی
و اما در مورد انواع ثبت‌های حسابداری بازرگانی. در حسابداری بازرگانی بر اساس روش حسابداری، دو نوع ثبت رایج داریم که توسط شرکت‌ها به کار گرفته می‌شوند؛ ثبت ادواری و ثبت دائمی. در ادامه با این دو روش آشنا می‌شویم.
۱- ثبت ادواری در حسابداری بازرگانی
در روش ادواری، هر یک سال، یک دوره زمانی در نظر گرفته میشود. درواقع ثبت‌ها در این روش به صورت سالیانه تثبیت می‌شوند. به این ترتیب که در پایان یک سال، موجودی کالاها و قیمت‌ها آنها بررسی میشود تا درآمد ناشی از فروش به دست آید. این عدد در دفاتر و ترازنامه‌ها به عنوان موجودی سال پایان‌دوره سال قبلی و موجودی اول سال جدید ثبت میشود.
۲- ثبت دائمی در حسابداری بازرگانی
در این مورد از انواع ثبت های حسابداری بازرگانی، بر خلاف ثبت ادواری که سالیانه بود، اسناد با هر بار فروش کالا به‌روز می‌شوند. در واقع هر بار که کالایی فروخته یا عودت داده میشود، حسابهای بدهکار و بستانکار تغییر پیدا می‌کنند. در این روش می‌توان موجودی کالاها و جزئیات درآمد از فروش کالاها را به دقت بررسی کرد.
ثبت خرید و فروش کالا در حسابداری بازرگانی
غیر از انواع ثبت های حسابداری بازرگانی که بالاتر دیدیم، مفاهیم ثبت خرید و ثبت فروش کالا را هم در حسابداری بازرگانی داریم. در ادامه با این دو بیشتر آشنا می‌شویم.
۱/ ثبت خرید کالا
در این نوع ثبت، از روش ادواری استفاده شده و فاکتورهای خرید در سیستم ثبت می‌شوند. در این روش وقتی خرید انجام میشود، عدد آن در حساب بدهکاری ثبت خرید کالا نوشته میشود (همانطور که در حساب خرید دیدیم). البته اگر خرید به صورت نسیه انجام شود، مبلغ آن به عنوان بستانکاری ثبت میشود.
فرآیند ثبت خرید در روش ثبت ادواری
برای این که ثبت خرید را در روش ادواری انجام دهید باید پس از خرید کالا حساب خرید را بدهکار کنید. چنانچه خرید به صورت نقدی انجام شده باشد، حساب صندوق بستانکار میشود و در مورد خرید به صورت نسیه نیز حساب های پرداختنی بستانکار خواهد شد.
در برخی مواقع در هنگام خرید کالا، فروشنده به خریدار تخفیف می‌دهد. این تخفیف باید در سیستم حسابداری ثبت شود؛ اما پیش از آن باید نوع تخفیف را مشخص کرد. چرا که ثبت انواع مختلف تخفیف در حسابداری بازرگانی به شکل یکسان انجام نمی‌شود. در ادامه هرکدام از این مدل‌ها را معرفی می‌کنیم و روش ثبت آنها را هم توضیح می‌دهیم.
انواع تخفیفات در حسابداری بازرگانی
روش ثبت تخفیف توافقی
رایج‌ترین تخفیف که در زندگی روزمره هم به وفور کاربرد دارد، تخفیف توافقی است. در این این شرایط پیش از انجام معامله، خریدار با فروشنده صحبت می‌کند و از او تخفیف می‌گیرد. تخفیف‌های توافقی به دلیل این که پیش از قطعی شدن خرید تعیین شدهاند، نباید در دفاتر حسابداری ثبت شوند. در عوض باید آنها را در فاکتور خرید درج کرد.
روش ثبت تخفیف به علت عیب و نقص
تخفیف برخی از کالاها به دلیل معیوب بودن یا عدم مطابقت آنها با نمونه اولیه در نظر گرفته میشود. البته که در بسیاری از موارد، مشتری یعنی شرکت بازرگانی از خرید کالا منصرف میشود. اما اگر در نهایت تصمیم به خریداری کالا گرفتید، باید تخفیف آن را در بخش برگشت از خرید و یا تخفیف ثبت کنید.
روش ثبت تخفیف تجاری
تخفیف تجاری شامل مواردی میشود که خریدار به دلیل خرید عمده از فروشنده تخفیف دریافت می‌کند. البته این فقط یک مورد از تخفیف‌های تجاری است. برخی موارد دیگر مربوط به تخفیف‌هایی میشود که در جریان رویدادهایی مثل فروش ویژه که به مشتری داده می‌شوند. توجه داشته باشید که در عملیات حسابداری برای تخفیفات تجاری، فقط مبلغ خالص را باید ذخیره کنید.
روش ثبت تخفیف نقدی
نوع دیگر تخفیف، تخفیف نقدی نام دارد. این تخفیف مربوط به مواقعی است که فروشنده مبلغی تخفیف را منوط به پرداخت مبلغ خرید از طرف فروشنده تا یک تاریخ معین می‌کند. یعنی به شما می‌گوید که اگر تا فلان تاریخ پول پرداخت کنید، به شما مقداری تخفیف خواهد داد. در واقع این تخفیف نقدی در هنگام خرید مشخص نمی‌شود. برای همین باید مبلغ خرید بدون تخفیف را در ستون بدهکار درج کرده و مبلغ پرداختنی را نیز در ستون بستانکار ثبت کنید.
البته نباید فراموش کنید که در صورت مبلغ خرید زودتر از مبلغ پرداخت شده، مبلغ تخفیف در پرداختی لحاظ خواهد گردید.
۲/ ثبت فروش کالا
در این روش سازوکار متفاوتی داریم. وقتی اولین چیزی که ثبت میشود پیش‌فاکتور است. سپس وقتی فروش انجام شد، فاکتور فروش نیز در سیستم ثبت میشود که مرجعش همان فاکتور پیش‌فروش است. باید اشاره کنیم که اگر فروش نقدی باشد، حساب صندوق بدهکار و حساب فروش بستانکار میشود. همچنین اگر فروش نسیه باشد، حساب بدهکار میشود.
در مورد فروش نسیه ممکن است شرکت از مشتری بخواهد که هزینه را زودتر پرداخت کند و در عوض شامل تخفیف شود. در این صورت اگر مشتری مبلغ نسیه را زودتر پرداخت کند، عدد تخفیف در سمت بدهکار و مبلغی که دریافت شده در سمت بستانکار ثبت میشود.
چرا ثبت های حسابداری بازرگانی تا این حد اهمیت دارند؟
حالا که انواع ثبت های حسابداری بازرگانی را می‌شناسیم، اجازه بدهید که درباره اهمیت این ثبت حسابداری بیشتر صحبت کنیم. در ادامه دلایل اهمیت این ثبت حسابداری را مرور می‌کنیم.
دقت و صحت اطلاعات مالی
ثبت حسابداری بازرگانی به شرکت‌ها کمک می‌کند که دقت و صحت اطلاعات مالی خود را تضمین کنند. این اطلاعات مالی برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، تخصیص منابع مالی، جذب سرمایه‌گذاران و ارائه گزارش‌های مالی به مراجع داخلی و خارجی ضروری هستند.
کنترل داخلی
با این نوع ثبت حسابداری، کنترل داخلی قوی‌تری بر رویدادها و تراکنش‌های مالی شرکت خواهیم داشت. در واقع در این حسابداری یک سیستم قوی برای ثبت و رصد تراکنش‌ها تولید میشود که احتمال خطاها و تقلبات را کاهش می‌دهد و شرکت‌ها می‌توانند ریسک‌های مالی را تا جای ممکن بهبود ببخشند.
قابلیت تصمیم‌گیری بهتر
شرکت‌ها برای تجزیه و تحلیل عملکرد مالی خود به اطلاعات جامعی نیاز دارند. این نوع حسابداری به آنها کمک می‌کند که یک سیستم یکپارچه و کامل از اطلاعات را در اختیار داشته باشند. این اطلاعات بر اساس گزارش‌ها و صورت‌های مالی شرکت قابل دسترسی هستند. بنابراین تصمیم‌گیری در مورد برنامه‌ریزی مالی، سرمایه‌گذاری، استراتژی‌های بازاریابی و سایر تصمیمات مهم را آسان‌تر می‌کنند.
تعهدات قانونی
با ثبت حسابداری بازرگانی می‌توان گزارش‌های مالی قانونی و دقیقی را ارائه داد. شرکت‌ها باید مطابق قوانین و مقررات مالی و مالیاتی مربوطه عمل کنند و گزارش‌های مالی خود را به موقع و به صورت صحیح ارائه دهند. این کار اعتماد مراجع داخلی و خارجی را به شرکت‌ها افزایش می‌دهد و تأثیر مثبتی در روابط با سهامداران، بانک‌ها، مشتریان و مراجع دولتی می‌گذارد.
برنامه‌ریزی مالی
کمک به شرکت‌ها در برنامه‌ریزی مالی یکی دیگر از مزیت‌های انواع ثبت های حسابداری بازرگانی است. با داشتن اطلاعات دقیق در مورد درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان، نقدینگی و سایر جنبه‌های مالی، شرکت‌ها می‌توانند استراتژی‌های مناسبی را برای رشد و توسعه خود تدوین کنند.
شفافیت و اعتماد سازمانی
ثبت حسابداری بازرگانی به شفافیت و اعتماد سازمانی کمک می‌کند. با داشتن سیستمی مؤثر برای ثبت و گزارش دقیق تراکنش‌ها، شرکت‌ها اعتماد بین سهامداران، کارکنان، مشتریان و مراجع داخلی و خارجی را افزایش می‌دهند.
در آخر
ثبت حسابداری بازرگانی به شرکت‌ها برای ارائه اطلاعات دقیق و موثق، کنترل داخلی بهتر، تصمیم‌گیری مؤثر و اعتماد سازمانی کمک می‌کند. این موارد مسائل اساسی مدیریت مالی و موفقیت شرکت‌ها محسوب می‌شوند. لازم به ذکر است که در آکادمی مالی و حسابداری راهکار تجارت بهراد می‌توانید آموزش‌های کاربردی این حوزه را به صورت جامع در اختیار داشته باید. از همراهی شما سپاسگزاریم.
