هر شرکت یا مؤسسه تجاری برای ساماندهی و نظارت بر امور مالی خود باید آن ها را در دفاتر مخصوصی ثبت نماید. در واقع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری از ملزومات اساسی در علم حسابداری به شمار می روند. در این مطلب از بلاگ راهکار تجارت بهراد، توضیحاتی درباره انواع دفاتر قانونی را با هم خواهیم دید.

وزارت عدلیه براساس نظام نامه قائم مقام دفاتر قانونی را در اختیار هر تاجر یا صاحب شرکت یا مؤسسه تجاری به غیر از کسبه جزء قرار می دهد. کلیه رویدادهای مالی از جمله دیون، مطالبات، تعهدات، پیشرفت یا عدم پیشرفت شرکت یا مؤسسه تجاری بعد از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مدیریت به صورت هدفمند و منظم در دفاتر قانونی ثبت می شوند. این دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی طبق دستورالعمل های قانون تجارت برای صاحبین شرکت ها یا مؤسسات تعیین و بعد از رویت اطلاعات ثبتی مورد تأیید سازمان مربوطه قرار می گیرد.

با انواع دفاتر قانونی آشنا شوید

اطلاعات ثبت شده در دفاتر قانونی باید بدون خطا و اشتباه بوده و رویدادهای مالی با دقت و صحت درج گردد. دفاتر قانونی به خاطر پلمب بودن آنها در اصطلاح دفاتر پلمب نیز خوانده می شوند. این دفاتر مشتمل بر ۴ نوع دفتر حسابداری هستند که در ادامه مطلب به شرح آنها می پردازیم:

  • دفتر روزنامه
  • دفتر کل
  • دفتر دارایی
  • دفتر کپیه

دفتر روزنامه

یکی از ابزارهای مهم و ضروری حسابداری، دفتر روزنامه است که با نام های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می گردند.

شخص حسابدار هر گونه معامله های تجاری، رویدادهای مالی مثل پرداخت نقدی، خرید، فروش، ظهرنویسی و … را با توجه به تاریخ وقوع آن در دفتر روزنامه به ثبت می رساند. دفتر روزنامه در دو دسته عمومی و اختصاصی قرار می گیرد.

الف- دفتر روزنامه عمومی

مشتمل بر دو ستون بدهکار و بستانکار است. تجارت خانه، شرکت یا مؤسسه های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می کنند.

ب- دفتر روزنامه اختصاصی

برای شرکت ها و مؤسسه های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می شوند. بیشتر فعالیت های مالی این شرکت ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم شده و اطلاعات مرتبط با آن ها به صورت جداگانه درج می گردند.

دفتر روزنامه خرید، پرداخت های نقدی، فروش و دریافت های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی براساس تاریخ داد و ستد (ستون های ماه و روز) و شرح آن به صورت جداگانه می باشد. حسابداران به این نکته توجه داشته باشند که باید تمامی اطلاعات مرتبط با داد و ستدهای تجاری را به صورت یکجا در دفتر روزنامه مشخص کنند. بدین شکل که ابتدا فعالیت های مالی، بدهکاران و بستانکاران هر حساب تعیین و سپس در این نوع از دفاتر قانونی ثبت گردد.

دلیل اصلی استفاده از دفتر روزنامه جلوگیری از هرگونه خطا و اشتباه در ثبت رویدادهای مالی است. چنانچه این اطلاعات توسط حسابدار قبل از ثبت در دفتر روزنامه، به طور مستقیم در دفتر کل ثبت شوند. امکان تصحیح خطاهای نوشتاری مانند ثبت مکرر، قلم افتادگی و … وجود ندارد.

دفتر کل

دومین مورد از دفاتر قانونی در حوزه حسابداری، دفتر کل است که برای آماده سازی صورت های مالی و ترازنامه استفاده می شود. اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی با فاصله زمانی بیشتری نسبت به فاصله ثبت در دفتر روزنامه درج می گردند. یکی از نقاط ضعف دفتر روزنامه این است که نمی توان مانده هر حساب را در هر تاریخی از دوره مالی مشخص کرد. از طرفی امکان تهیه صورت های مالی، گزارش های سازمانی و مدیریتی وجود ندارد.

تنظیم دفاتر قانونی با سپیدار

رویدادهای مالی چگونه در دفتر کل ثبت می شوند؟

  • حسابداران برای ساماندهی بهتر اطلاعات مالی شرکت یا مؤسسه تجاری، برای هر حساب یک صفحه یا بیشتر را در نظر می گیرند.
  • ترتیب حساب ها در دفتر کل با دقت و درستی رعایت می شود.
  • موجودی کالا، موجودی نقدی، ساختمان، زمین، حساب های پرداختی و تمامی رویدادها را در صفحات مجزا ثبت می کنند.
  • همه موارد مربوط به بدهکار و بستانکار از دفتر روزنامه به قسمت های مشخص شده در دفتر کل منتقل می شود.
  • حساب های مالی هر شرکت یا مؤسسه تجاری به صورت جداگانه در دفتر کل درج می گردد.
  • کارشناس حسابداری یا تاجر بهتر است هفته ای یک بار اطلاعات مالی را پس از جداسازی انواع مختلف آن از دفتر روزنامه خارج کرده و در دفتر کل ثبت کند.
  • دفتر کل شامل ستون هایی از قبیل تاریخ (روز و ماه)، شماره سند، شرح، عطف، مبلغ بدهکار، بستانکار، تشخیص، مانده حساب و … بوده که تا حد امکان باید به طور کامل تکمیل گردد. برای مثال در قسمت شماره سند حسابداری و تاریخ باید همان شماره و تاریخ ثبت شده در این قسمت وارد شود. در ستون عطف نیز شماره صفحه دفتر روزنامه در دفتر کل نوشته شده و متقابلاً شماره صفحه دفتر کل را در دفتر روزنامه درج می کنند. در ناحیه مربوط مانده حساب باقیمانده بدهکاری یا بستانکاری مربوط به هر حساب وارد می شود.

دفتر دارایی

در سومین نوع از انواع دفاتر قانونی یعنی دفتر دارایی، کلیه دارائی های شرکت، مؤسسه تجاری یا تاجر به شکل منقول، غیر منقول، دیون، وجه نقد و مطالبات قید می گردد. در واقع اطلاعات ثبت شده در دفتر دارایی از دفتر کل استخراج می شود. مهلت تنظیم دفتر دارایی و ارسال گزارش های مربوط به رویدادهای مالی براساس قانون تجارت تا ۱۵ فروردین هر سال است. وجه تمایز دفتر دارایی از دفاتر قانونی به خاطر امضاء تاجر یا مدیریت شرکت یا مؤسسه تجاری جهت تأیید و صحت اطلاعات آن می باشد.

دفتر کپیه

تمامی دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه، دارایی و کل قبل از تحریر، نیاز به امضای نماینده اداره ثبت دارد. دفتر کپیه از این قاعده مستثنی بوده و سایر شرایط قانون تجارت برای آن رعایت می شود. صورت حساب های مالی، مراسلات و … را به ترتیب تاریخ ثبت در دفتر کپیه لحاظ می‌کنند.

صاحبین کسب و کار زمانی که مبلغ مالیات جایگزین آن ها بیشتر از حد انتظار یا توان پرداختی باشد اقدام به دادرسی مالیاتی می‌کنند. با ما همراه باشید تا به طور کامل توضیح دهیم که دادرسی مالیاتی چیست . در واقع دادرسی مالیاتی سعی در رفع اختلافات بین مؤدیان مالیاتی و اداره مالیات دارد. امروزه طبق قانون اداره مالیات تمامی افراد حقیقی و اشخاص حقوقی با شرایط ذیل مشمول پرداخت مالیات و تکمیل اظهارنامه الکترونیکی می شوند:

  • اشخاص حقیقی شاغل در داخل کشور ایران
  • شخصیت های حقوقی مشغول به کار و فعالیت در ایران
  • اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی که در خارج از کشور مشغول به کار هستند.
  • شخصیت های حقیقی و حقوقی که از داخل کشور کسب درآمد دارند اما در خارج از کشور ساکن بوده و مقیم آن جا می باشند.
  • تمام اتباع ایرانی که در داخل کشور ایران درآمد کسب می کنند.

درباره اظهارنامه مالیاتی و سامانه الکترونیکی آن

اظهارنامه مالیاتی به نوعی ریز عملکرد مالی اشخاص حقوقی یا حقیقی موظف به پرداخت مالیات است که رویدادهای مالی را براساس وقوع، مستند بر اسناد و ادله قانونی تعیین می کند. سازمان امور مالیاتی در سامانه اینترنتی خود به آدرس www.tax.gov.ir اظهارنامه مالیاتی غیرچاپی را در دسترس متقاضیان قرار داده است. پس از پیش ثبت نام الکترونیکی در این سایت، صحت و اعتبار اطلاعات وارده، امکان ثبت اظهارنامه برای شخصیت های حقیقی و حقوقی وجود دارد. بعد از انجام این مرحله از ثبت نام در سامانه اداره مالیات، می توان نرم افزار فوق را دانلود کرده و اقدام به ارسال نمایید. مؤدی با وارد نمودن نام کاربری، رمز عبور و کد رهگیری سامانه ثبت نام قادر به بارگزاری اطلاعات هویتی خود در اظهارنامه می باشد.

پیگیری و تکمیل مراحل

اظهارنامه الکترونیکی با توجه به نوع عملکرد مالی و فعالیت درخواست کنندگان مانند ارث، انحلال و عملکرد، ارزش افزوده و … با یکدیگر متفاوت است. امکان دسترسی به هر کدام از فرمهای مربوطه در سایت اداره مالیات وجود دارد. به این نکته توجه داشته باشید که اطلاعات وارد شده در این سامانه، پس از تایید نهایی غیرقابل ویرایش هستند. بنابراین مؤدیان باید از قبل نسبت به تکمیل اطلاعات، رفع ایرادات احتمالی اقدام نمایند. در صورت بروز مشکل و بروزرسانی اطلاعات در سامانه اظهارنامه مالیاتی می توان از گزینه دریافت اطلاعات هویتی استفاده کنید.

پس از تسلیم اظهارنامه مالیاتی و کارنامه مالی، مؤدی باید مالیات تعیین شده را پرداخت نماید. پس از تسویه برگه مفاصا حساب به وی تحویل می شود. این برگه به منزله تسویه قطعی اداره مالیات نبوده و فقط برای ارائه به سازمان های دولتی یا خصوصی معتبر است. چنانچه شرکت، موسسه یا دفتر کاری در طول یک سال مالی، هیچ گونه رویداد ثبتی در دفاتر، تراکنش بانکی یا مالی نداشته باشد مؤدی باید نسبت به تسلیم اظهارنامه مالیاتی اقدام نماید. بهترین زمان تسلیم این اظهارنامه به همراه ترازنامه، حساب سود و زیان و سررسید پرداخت مالیاتی برای اشخاص حقیقی ۳ ماه و اشخاص حقوقی ۴ ماه پس از پایان سال مالی است.

دادرسی مالیاتی چگونه و طی چه مراحلی انجام می شود؟

همان طور که گفتیم پرداخت مالیات و تسلیم اظهارنامه الکترونیکی برای صاحبین مشاغل ضروری است. چنانچه پرداخت مالیات تعیین شده توسط سازمان مربوطه به تعویق بیفتند جریمه های سنگینی را به دنبال خواهد داشت.

موضوع دادرسی مالیاتی (Tax Trail ) پس از ارائه اظهارنامه با اطلاعات خوداظهاری توسط صاحبان فعالیت های کاری طبق محاسبات خودشان مطرح می شود. در برخی مواقع، پس از ورود اطلاعات مورد نیاز در سامانه اداره مالیات، مبلغ مالیات مشخص شده توسط مؤدیان، مورد تأیید کارشناسان امور مالیاتی نبوده و نسبت به مبالغ جایگزین اقدام می کنند. حال ممکن است پرداخت این هزینه برای اشخاص حقیقی یا حقوقی هنگفت بوده و توان تسویه آن را نداشته باشند. صاحبان مشاغل می توانند نسبت به اظهارنامه مالیاتی که تسلیم نموده‌اند از کسب و کار خود دفاع کرده تا مبالغ کمتری را پرداخت نمایند. اقدام به این امر، پس از دریافت برگه تشخیص مالیات با عنوان دادرسی یا اعتراض مالیاتی توسط شاکیان مشاغل نسبت به مبلغ تعیین شده صورت می گیرد.

مرحله دادرسی مالیاتی

دادرسی مالیاتی فقط منوط به اعتراض درباره مبلغ پرداختی نیست. حتی نحوه پرداخت مالیات هم باعث اختلاف بین مؤدی با سازمان امور مالیاتی می شود. حال مراحل دادرسی توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی صاحب کسب و کار یا مشاورین مالیاتی انجام می شود که به شرح مفصل آن می پردازیم.

  • تنظیم شکایت و ارائه به رئیس امور مالیاتی

مؤدی پس از تکمیل اعتراض نامه مالیاتی آن را به ممیز کل تسلیم می‌کند. مسئول مالیاتی مربوطه به بررسی برگ تشخیص صادر شده مالیات می پردازد. سپس نظر خود را در پشت برگه فوق مکتوب نموده و درنهایت اقدامات لازم برای صدور قطعی برگ انجام می شود. صاحبان حرف و مشاغل از زمان صدور حکم مالیات به مدت ۳۰ روز فرصت دارند تا شکایت خود را به مرجع مالیاتی ارائه دهند. البته این مهلت مشمول سازمان اداره مالیات نیز می شود که به بررسی شکایت‌های فوق بپردازند. بیشتر اعتراضات مالی مربوط به موسسات یا شرکت های کوچک در مرحله اول به زودی حل اختلاف شده و به مرحله های بعدی دادرسی مالیاتی نمی رسند.

  • انتقال دادرسی به هیأت حل اختلاف مالیاتی

چنانچه مؤدی و نهاد مالیاتی مربوطه در مرحله نخست به توافق نرسند. دادرسی مالیاتی و شکایت صاحبین مشاغل به هیئت اختلاف مالیاتی منتقل می شود. افراد حاضر در جلسه حل اختلاف شامل نماینده سازمان امور مالیاتی، قاضی و نماینده شخصیت حقیقی یا حقوقی می باشد. پس از اعلام رأی نهایی در صورت رضایت طرفین، پروسه دادرسی مالیاتی به اتمام خواهد رسید.

  • ارجاع به شورای عالی مالیاتی

در مرحله قبل در صورتی که هر یک از طرفین نسبت به رأی ناراضی باشند پرونده دادرسی مالیاتی به شورای عالی مربوطه مرجوع می شود. چنانچه رأی صادره با قوانین مالیاتی تناقض داشت حکم فوق تأیید نمی گردد. در این مرحله از شکایت پرونده جهت بررسی مجدد به سازمان امور مالیاتی بر می‌گردد.

  • هیئت وزارت اقتصاد و دارایی

پرونده‌های مربوط به اعتراض مالیاتی از سازمان اداره مالیاتی به هیأت وزارت اقتصاد منتقل می‌شود تا اطلاعات آن در جای دیگری فاش نگردد. کارشناسان در این هیئت پس از بررسی اختلاف، نظر خود را مطرح می کنند.

  • تأیید دیوان عدالت اداری

اگر در مرحله چهارم در صورت عدم رضایت مؤدی با فرصت سه ماهه از زمان صدور حکم هیئت وزارت اقتصاد جهت بررسی به دیوان عدالت اداری ارجاع می شود.

اگر در هرکدام از این مراحل، نیاز به مشاوره و راهنمایی داشتید، یا برای ثبت این موارد در نرم افزار سپیدار به مشکلی برخوردید، می‌توانید با همکاران ما در راهکار تجارت بهراد تماس بگیرید.