ضرورت استفاده از برنامه حسابداری چیست و چه مزایایی میتواند داشته باشد؟ نرم افزار حسابداری برای چه شرکتهایی مناسب است؟ چه بخشهایی را در بر میگیرد و چه کمکی به یک شرکت میتواند کند؟ پاسخ این پرسشها میتواند کمک بزرگی به تصمیم گیری در مورد استفاده از برنامه حسابداری کند. با ما همراه باشید.
حسابداری، فرآیند ثبت، تحلیل و گزارشِ داده های مالی و غیرمالی بنگاه اقتصادی است. و از آن به عنوان “زبان تجارت” یاد میشود ¹. این زبان شامل مجموعه ای از قواعد است که یک فرآیند را ثبت و برای اشخاص ثالث قابل فهم خواهد کرد. قواعدی چون حسابداری سیاق و حسابداری دوبل (بدهکار-بستانکار)، توافقات نحوه ثبت اسناد و…
با توسعه کاربری کامپیوتر، بر اساس همین قواعد، استفاده از برنامه حسابداری در حوزه تجارت مطرح شد. برنامه های متعدد، به منظور سهولت کار و کاهش خطا روانه بازار شدند. در قدم بعدی برنامه ها تکمیل تر شده و سایر فرآیندهای تجارت را هم ثبت کردند. فرآیندهای خرید، فروش و گردشهای مالی. نسل برنامه های یکپارچه ارتباط بین این فرآیندها را تکمیل کردند.
کاربرد برنامه حسابداری
کاربرد استفاده از برنامه حسابداری در شرکتهای مختلف، کاملاً متفاوت است. یک مجموعه با نگرش انسجام بین فرآیندها و دیگری جهت کاهش خطاها از برنامه حسابداری استفاده میکند. در حالت کلی یک برنامه حسابداری، در موارد ذیل میتواند کاربردی باشد.
صرفه جویی در زمان
استفاده از برنامه حسابداری نسبت به ثبت دستی، میتواند بطور قابل توجهی در زمان صرفه جویی کند. در یک برنامه حسابداری اطلاعات اضافه و یا تکراری ثبت نمیشود. در حالت ثبت دستی، با صدور هر فاکتور یا رویداد مالی لازم است اطلاعات طرف حساب بصورت کامل نوشته شود. اما در یک برنامه اطلاعات از قبل فراخوانی میشود.
همچنین در یک برنامه یکپارچه مانند سپیدار همکاران سیستم با صدور همان فاکتور، سند حسابداری بصورت خودکار ثبت خواهد شد. در نتیجه علاوه بر زمان نیروی انسانی کمتری درگیر ثبت فرآیندها خواهد شد.
دقت در ثبت اطلاعات
در یک شرکت مجموعه ای از اطلاعات (مشخصات پرسنل، کالاها، مشتریان و …) وجود دارد. در اغلب موارد ذخیره اطلاعات بصورت کاغذی متحمل هزینه و خطای بسیاری مشود. استفاده از برنامه کمک میکند تا با بکارگیری فرمتهای پیش فرض اطلاعات با دقت و جزییات بیشتری ثبت گردد.
سهولت در کاربری
طراحی برنامه های حسابداری قوی تر، بگونه ای است که کاربری آنها ساده و راحت باشد. بطوری که شرکت های تازه تاسیس بتوانند با استفاده از برنامه مناسب، فرآیند حسابداری را بسرعت راه اندازی کنند. و یا حسابداران شرکت های فعال، براحتی بتوانند با برنامه جدید ارتباط برقرار کنند.
ارزیابی و برآورد و ارائه گزارشات و نمودارهای کاربردی
برنامه حسابداری بستر مناسبی را برای تخمین و برآورد جریانهای نقدی و مالی در آینده فراهم مینماید. ثبت یکپارچه اطلاعات، این امکان را به مدیران میدهد که عملکرد واحدها را در بازه های مختلف بررسی کنند.
کاهش خطای انسانی
با استفاده از برنامه حسابداری، خطای محاسباتی و اشتباه انسانی به کمترین مقدار خود می رسند. برای مثال کافی است اطلاعاتی چون قیمت فروش، نرخ تخفیف و مالیات و … برای محصولات وارد شود، برنامه بدون خطا، مجموع پرداختی را محاسبه و در حساب مشتری نگه خواهد داشت. در حالی که حتی درصورت استفاده از برنامه کاربردی چون اکسل، احتمال تغییر در فرمول محاسبه و … وجود دارد.
ارائه گزارشات مالی
یکی از اصلی ترین دلایل استفاده از برنامه حسابداری، گزارشات مالی است. تهیه گزارشات عملکرد شرکت، میزان سوددهی، مانده بدهی مشتریان و خوش حسابی و بدحسابی آنها و . . . براحتی قابل استخراج است.
از طرفی با توجه به وظایف قانونی هر شرکت، ارائه یک سری گزارشات الزامیست. خرید و فروش فصلی، دفاتر روزنامه و کل، لیست بیمه و مالیات و … که فرمت این گزارشات در گذر زمان دستخوش تغییر نیز خواهد شد. یک برنامه حسابداری مناسب این کمک را به شرکت میکند که در زمان مناسب گزارش قانونی را استخراج و ارائه درهد. همچنین در صورت تغییر قوانین میتوان اطمینان خاطر داشت که با بروزرسانی برنامه، قالب استاندارد رعایت خواهد شد.
مدیریت مالی و حسابداری
انتخاب یک برنامه حسابداری مناسب،حجم زیادی از فرآیندهای مالی را کاهش میدهد. نقش بسزایی در کاهش هزینه و افزایش راندمان نیروی انسانی دارد. با توجه به سایز شرکتها در کنار برنامه، یک تیم حسابداری میتواند نظارت نهایی روی گزارشات داشته باشد.
اطلاعات بیشتر
پیشرفت علم کامپیوتر، نقش مطلوبی در کیفیت کسب و کارها داشته است. بدیهی است شرکت های روبه رشد از یک نظر و شرکتهای تازه تاسیس با نگرشی دیگر میتوانند از این پیشرفت بهره ببرند. در صورت نیاز به مشاوره جهت تصمیم گیری برای استفاده از برنامه حسابداری و یا برگزاری جلسه دمو برنامه سپیدار با ما در ارتباط باشید.
