برای صدور هر فاکتوری که رسمی و قانونی باشد درج برخی اطلاعات برای به تأیید رسیدن از سوی اداره دارایی مهم است. در این مطلب از مجله راهکار تجارت بهراد ابتدا شما را با انواع فاکتور رسمی آشنا نموده و سپس به بررسی این اطلاعات مهم می‌پردازیم.
تعریف فاکتور رسمی
در علوم حسابداری فاکتورهای رسمی که با نام فاکتور فروش نیز آن را می‌شناسند، سندی است که در ازای انجام دادن معامله‌ای و درخواست برای پرداخت هزینه محصول خریداری شده و یا خدماتی که توسط یک شرکت تجاری برای شخص و یا سازمانی ارائه شده است، صادر می‌شود. صدور فاکتورها قسمت مهمی از هر تجارت را تشکیل می‌دهند. شما با استفاده از فاکتورها می‌توانید حساب‌های خود را پیگیری کنید. این فاکتورها اگر به درستی ثبت شوند، باعث به وجود آمدن روابط طولانی و قابل اعتماد بین خریدار و فروشنده می‌شود. شما همچنین می‌توانید برای آنکه فاکتورها جنبه قانونی داشته باشند آنها را در اداره دارایی ثبت کنید.
در واقع فاکتور رسمی فروش همان چیزی است که شما دقیقاً پس از دریافت محصول، و قبل از پرداخت هزینه، برای مشتری خود ارسال می‌کنید. حکم این فاکتورها این است که به مشتری شما اطلاع دهد که چقدر باید به شما پرداخت کند و شرایط پرداخت به چه صورت خواهد بود (اقساط، نقد، چک و …). از آنجایی که انواع فاکتور رسمی نشان دهنده بخشی از درآمد شما برای فروش کالا و ارائه خدمات است، نیاز است که برای تهیه انواع گزارشات و صورت‌های مالی به صورت دقیق ثبت شوند. برای مطالعه درباره نحوه ثبت حسابداری هزینه در نرم افزار سپیدار + نمونه سند کلیک کنید.
انواع فاکتور رسمی (فروش)
امروزه انواع مختلفی از فاکتورهای فروش وجود دارد. فاکتورهای فروشگاهی، فاکتورهای غیررسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای نمایشی و … برخی از انواع فاکتور فروش هستند که با توجه به عملکردشان در دسته فاکتور رسمی و غیررسمی قرار می‌گیرند. با توجه به این مطلب، بهتر است ابتدا تفاوت انواع فاکتور رسمی و غیررسمی را باهم بررسی کنیم:
تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی
فاکتورهای رسمی و غیررسمی دارای تفاوت‌های بسیار اساسی با یکدیگر هستند. فاکتورهای رسمی دارای فرمت و عناوین خاصی هستند که حتماً باید در آن ذکر شود تا مورد تأیید دارایی باشد و در ادامه بیشتر راجع به آن صحبت خواهیم کرد، اما فاکتورهای غیررسمی هیچ کدام از این فرمت‌ها را ندارند و تنها برای اطلاع خریدار صادر می‌شوند. فاکتورهایی که توسط فروشگاه‌ها برای اطلاع مشتریان از هزینه کالاها و تخفیفات صادر می‌شود و همچنین فاکتورهای شخصی و فاکتورهای انبار و … از نمونه فاکتورهای غیررسمی هستند.
ویژگی‌های فاکتورهای رسمی
از آنجایی که انواع فاکتور رسمی به عنوان یک سند مالی مهم بشمار می‌روند، بایستی برای آنکه مورد تأیید دارای باشند در نحوه صدورشان به ویژگی‌های مهمی توجه داشت. در واقع هر نوع فاکتوری که دارای ویژگی‌های زیر باشند مورد تأیید دارایی خواهد بود و برای مالیات بر ارزش افزوده از آنها استفاده می‌شود:
۱. دارا بودن شماره سریال
شماره سریال، یکی از مهمترین مشخصاتی است که انواع فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی باید حتماً آن را داشته باشد. شماره سریال باید منحصر به همان فاکتور باشد تا از دیگر فاکتورهای صادره یک مجموعه متمایز شود و هنگام دسته‌بندی آنها نیز دچار مشکل نشوید. شماره سریال می‌تواند شامل حروف و اعداد باشد. همچنین در کنار این موارد، توصیه می‌کنیم از فاکتورهایی استفاده کنید که شماره سریال به صورت برجسته و با رنگ متمایزی مانند رنگ قرمز در بالای آن درج شده باشد.
نکته/ اگر می‌خواهید که فاکتورتان قابل استناد برای اداره امور مالیاتی و دارایی باشد، بایستی از نوشتن شماره سریال به صورت دستی خودداری کنید زیرا این نوع فاکتورها حالت رسمی ندارند.
۲. درج اطلاعات خریدار و فروشنده
برای مورد تأیید بودن فاکتورها در اداره دارایی بهتر است که ریز به ریز برخی از اطلاعات حتماً درج شوند و هم از سمت خریدار و هم از سمت فروشنده به طور کامل ثبت شوند. این اطلاعات عبارتند از: کد اقتصادی، آدرس، شماره ثبت، کد پستی، کد ملی، مشخصات هویتی، اطلاعات تماس و …
۳. محاسبه مالیات، عوارض و تخفیف‌ها
یکی دیگر از مشخصات مهمی که باید در فاکتورهای رسمی درج شود مالیات، عوارض و تخفیفات است. علاوه بر اینکه در صدور یک فاکتور فروش باید تعداد دقیق و قیمت کالا و خدمات ارائه شده ذکر شود، موارد مهمی چون تخفیف‌های داده شده، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده نیز درج شده و در قیمت نهایی محاسبه شود.
نکته/ باید توجه داشته باشید که قبل از اعمال تخفیف، نباید مالیات و عوارض محاسبه شود. برای محاسبه مالیات باید بعد از آنکه میزان تخفیف از مبلغ اصلی کالا و خدمات کسر شد، اقدام کنید.
۴. ذکر شرایط و نحوه پرداخت
برای آنکه یک فاکتور مورد تأیید دارایی باشد، باید شرایط و نحوه پرداخت که مورد توافق خریدار و فروشنده است در آن ذکر شود. این شرایط اغلب در مورد زمان پرداخت هزینه و کالاها است. نکته مهم بعدی نحوه پرداخت است. فروشنده می‌تواند روش‌های مختلف پرداخت هزینه کالا و خدمات را در فاکتور ذکر کند و شماره حساب بانکی یا کارت اعتباری خود را هم در آن بیاورد. اگر کسب و کاری در زمینه ارائه خدمات و کالا به خارج از کشور هم فعالیت دارد و فاکتور برای مشتری خارجی صادر می‌شود، شماره حساب بین المللی را می‌تواند در این سند مهم مالی ذکر کند.
نکات تکمیلی
برای اینکه انواع فاکتور رسمی دارای جنبه قانونی باشند:
– نباید هیچگونه خط خوردگی داشته باشند.
– وجود مهر و امضاء فروشنده کالا و یا خدمات و خریدار در فاکتور
– اگر فاکتور رسمی با استفاده از پرینتر و چاپگر چاپ می‌شود باید از کاغذ تحریر ۸۰ گرمی استفاده کرد. اما اگر از به صورت دستی صدور فاکتور رسمی انجام می‌شود بهتر است تا از کاغذ ۶۰ گرمی استفاده شود.
– فاکتوری مورد تأیید اداره امور دارایی است که به تأیید این اداره رسیده باشد و مهر و امضای مربوطه را داشته باشد. برای تهیه این نوع فاکتورها لازم است تا تمامی مالیات‌های واحد تجاری پرداخته و سپس تأییدیه لازم از اداره امور دارایی گرفته شده باشد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.