کدینگ حسابداری بازرگانی چیست و چگونه انجام می‌شود؟

حسابداری، به خصوص در شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای بزرگ‌تر می‌تواند پیچیده باشد. به همین خاطر است که راهکارهای متفاوتی برای سهولت هر چه بیشتر حساب‌و‌کتاب‌های این حوزه ارائه شده‌اند. یکی از این راهکارها، کدینگ حسابداری است. کدینگ روشی برای دست‌بندی اطلاعات و رویدادها است. در این راهنما راهکار تجارت بهراد می‌خواهیم به طور ویژه به کدینگ حسابداری بازرگانی بپردازیم. پس همراه ما باشید.

کدینگ حسابداری چیست؟

در حسابداری، رویدادها و اسناد بسیار متنوع و زیادی داریم. چطور می‌توانیم این داده‌ها را دسته‌بندی کنیم؟ یک راه ساده این است که از عبارتِ آن رویداد یا داده استفاده کنیم. مثلاً بنویسیم «دارایی‌های مشهود» یا «سرمایه‌گذاری‌های کوتاه‌مدت». اما در این روش مقدار بسیار زیادی از عبارات را خواهیم داشت که ثبت آنها راحت و حرفه‌ای نخواهد بود.

پس راه حل چیست؟ برای هر رویداد یا داده یک کد تعریف کنیم و از این به بعد همه‌جا از این کد به جای عبارت معادل آن استفاده کنیم. کدینگ‌ های حسابداری یک روش دسته‎‌بندی است که در آن به شاخه‌ها کد می‌دهیم، آن را به زیرشاخه تبدیل می‌کنیم و بعد به زیرشاخه‌ها نیز کد می‌دهیم. وقتی از این اعداد و کدها در ثبت اطلاعات مالی استفاده کنیم، می‌گوییم کدینگ حسابداری رخ داده است.

چه روش‌هایی برای کدینگ حسابداری وجود دارد؟

نحوه کدینگ می‌تواند در هر سیستم و هر کسب‌و‌کاری متفاوت باشد. در واقع این خودِ کسب‌و‌کار است که بنا به ترجیحات خود کدینگ مختص خود را طراحی می‌کند. اما چند روش کلی برای این کار وجود دارد که الگوی کدینگ حسابداری محسوب می‌شوند. این روش‌ها عبارتند از:

• متوالی: در این روش، اعداد را به صورت متوالی پست سر هم می‌گذاریم که هر عدد نشان‌دهنده یک دسته خاص است.
• خطی: در این روش، از حروف الفبا برای کدینگ استفاده می‌شود. برای مثال برای «هزینه‌های مالی» کد «ه-م» استفاده می‌شود.
• سلسلسه مراتبی: در این روش، از بالا شروع می‌کنیم و شاخه‌های اصلی را کدگذاری می‌کنیم. سپس به زیرشاخه‌ها می‌رسیم که حرف اولشان با کد سرشاخه خود یکسان است.
• توده‌ای: در این روش، گروهی از اعداد را به حساب‌های یک دوره مالی خاص اختصاص می‌دهیم. وقتی تعداد معینی از اعداد را به حساب‌های یک گروه خاص نسبت دهیم، کدینگ توده‌ای خواهد بود.

نمونه‌ای از کدینگ حسابداری بازرگانی

اینجا یک مثال داریم که مراحل آن را می‌بینیم.

مرحله اول

در این روش شروع می‌کنیم و حساب‌های اصلی و کلی را به ترتیب از ۱ شماره‌گذاری می‌کنیم. بنابراین چنین جدولی خواهیم داشت:

کدینگ گروه حساب‌ها

مرحله دوم

در این مرحله نوع حساب‌های داخل هر گروه (گروه‌های جدول بالا) را به ترتیب می‌نویسیم. سپس در حالی که عدد سمت چپ، عدد مربوط به گروه همان حساب است، از ۱ شروع می‌کنیم و ادامه می‌دهیم. مثلاً عدد مربوط به «بدهی‌های جاری» در جدول بالا ۱ بود. حالا این حساب را به زیرشاخه‌هایش تقسیم می‌کنیم. پس اولین زیرشاخه آن ۱۰۱ و دومین زیرشاخه ۱۰۲ خواهد بود و الی آخر.

کدینگ دارایی‌های جاری

کدینگ دارایی‌های غیرجاری

کدینگ بدهی‌های جاری

کدینگ بدهی‌های بلندمدت (غیر جاری)

کدینگ حقوق صاحبان سهام

کدینگ حسابداری بازرگانی برای درآمدها

کدینگ بهای تمام شده کالا و خدمات فروش‌رفته

کدینگ هزینه‌ها

کدینگ سایر حساب‌ها

مرحله سوم

در این قدم از کدینگ حسابداری بازرگانی، هر یک از حساب‌های کل را به زیرشاخه‌ها تقسیم می‌کنیم. برای مثال دسته‌بندی حساب‌های معین را می‌نویسیم. در این صورت مثلاً وقتی می‌خواهیم حساب‌های معین «موجودی نقد و بانک» را کدینگ کنیم، به ترتیب از ۰۱ تا ۰۴ را جلوی عدد آن حساب که ۱۰۱ بود اضافه می‌کنیم. پس خواهیم داشت: ۱۰۱۰۱ / ۱۰۱۰۲ و… .

ما ادامه این بخش از کدینگ حسابداری بازرگانی را به عهده خودتان قرار می‌دهیم. این حساب‌ها را به همین ترتیب برای باقی حساب‌های کل ادامه دهید.

مرحله چهارم

در این مرحله نیز از کدهای مراحل قبل استفاده می‌کنیم تا حساب‌های تفصیلی را کدگذاری کنیم. برای مثال کد گروه «موجودی نقد و بانک» ۱ بوده است که با یک پله گروه‌بندی به عدد ۱۰۱ تبدیل شده است. در ادامه کد حساب «موجودی نزد بانک‌ها» ۱۰۱۰۱ بوده است. پس حالا که می‌خواهیم حساب‌های تفصیلی را برای «موجودی نزد بانک‌ها» بنویسیم، از عدد ۱۰۱۰۱۰۱ شروع می‌کنیم و می‌‎رسیم به ۱۰۱۰۱۰۲ / ۱۰۱۰۱۰۳ و … . همین کار را برای سایر حساب‌های معین نیز انجام می‌دهیم.

در آخر

کدینگ حسابداری بازرگانی شاید در نگاه اول به نظر پیچیده بیاید، اما اگر کمی با آنها کار کنید، به این نتیجه خواهید رسید که استفاده از آنها به مراتب بهتر و راحت‌تر از عبارات است. امیدواریم این مطلب برایتان مفید واقع شده باشد. در آکادمی راهکار تجارت بهراد می‌توانید سایر مطالب آموزش حسابداری را مشاهده فرمایید.