یکی از مفاهیمی که کارمندان امور مالی و حسابدارها با آن سروکار دارند، بستن حساب‌ها است. درواقع چرخه حسابداری فقط با طی شدن این مرحله کامل می‌شود. اغلب ما می‌دانیم که بستن حساب‌ها معادل صفر کردن آن‌ها است. اما جدا از مفهوم بستن حساب‌ها، این کار چه مواقعی و به چه صورت انجام می‌شود؟ اگر شما هم به دنبال پاسخ این پرسش هستید با ما همراه باشید. در این مقاله در مورد لزوم این فرآیند صحبت می‌کنیم و بعد توضیح می‌دهیم که ترتیب بستن حساب های پایان سال چگونه است.
چرا بستن حساب ها ضروری است؟
همانطور که گفتیم مفهوم بستن حساب‌ها در حسابداری به معنی صفر کردن مانده حساب است. برای این کار هر حسابی که مانده آن بستانکار است را بدهکار و حساب‌هایی با مانده بدهکار را بستانکار می‌کنیم. این کار اجازه تهیه صورت‌های مالی را می‌دهد. به این ترتیب اطلاعات صحیح و قابل استفاده هم در اختیار صاحب کسب‌وکار قرار می‌گیرد و هم در صورت لزوم به بازرس تحویل می‌شود. علاوه بر این با بستن حساب‌ها می‌توان صحت عملکرد سیستم حسابداری و مالی را به راحتی مورد بررسی قرار داد.
بستن حساب‌ها را چه زمانی باید انجام داد؟
حساب‌ها در پایان دوره مالی یعنی پایان سال بسته می‌شوند. این کار امکان تفکیک وضعیت مالی کسب و کار طی سال‌های مختلف را فراهم می‌کند؛ چیزی که قطعا برای مدیران یک امر ضروری است.
چگونه باید فرآیند بستن حساب‌ها را انجام داد؟
فرآیند بستن حساب‌ها یک روند دقیق و حساس است و باید مطابق با دستورالعمل‌ها انجام شود. اولین چیزی که در این زمینه اهمیت پیدا می‌کند، نوع حساب‌ها است. چرا که این فرآیند بر اساس نوع حساب‌ها یعنی موقت، دائمی یا ترکیبی بودن آن‌ها صورت می‌گیرد. هنگام بستن حساب ها در پایان سال ابتدا باید به سراغ حسابهای موقت برویم و آن‌ها را ببندیم. این کار از طریق یک حساب دائمی انجام می‌شود. پس از آن نوبت به بستن حسابهای دائم می‌رسد تا انتقال آن‌ها به دوره مالی بعدی میسر شود.
کدام حساب‌ها موقت هستند؟
حسابهای موقت آن‌هایی هستند که به یک دوره مشخص ارتباط دارند و از طریق آن‌ها می‌توان سود و زیان شرکت را محاسبه کرد. حسابهای مربوط به انواع درآمد، برداشت، انواع هزینه‌ها مثل تبلیغات، آب و برق و حقوق و جزو حسابهای موقت هستند. نیازی نیست که حسابهای موقت را به طور مستقیم به سال بعد انتقال داد. بلکه کافی است مانده آن‌ها بسته شود.
حسابهای دائم کدام حساب‌ها هستند؟
دارایی‌ها مثل زمین، پول نقد و تجهیزات اداری جزو حسابهای دائم هستند. بدهی‌ها نیز در این دسته از حساب‌ها جای می‌گیرند و باید متفاوت از حسابهای موقت با آن‌ها رفتار کرد.
حسابهای مختلط
پیش‌پرداخت اجاره و دریافت درآمد جزو حسابهای ترکیبی یا مخلوط طبقه‌بندی می‌شوند. حسابهای مخلوط بر اساس ماهیتی که دارند ممکن است در پایان سال به عنوان حساب موقت در نظر گرفته شده و بسته شوند. حالت دیگر این است که به عنوان حساب دائمی به دوره مالی بعدی یعنی سال بعد منتقل می‌شوند.
ترتیب بستن حساب های پایان سال
مراحل بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی به صورت زیر است.
مرحله اول
اولین گام از فرآیند بستن حساب‌ها مربوط به حساب درآمد یا فروش است. به عبارت دیگر پیش از هر چیزی باید این حساب‌ها را ببندید. در این مرحله لازم است خلاصه سود و زیان را بستانکار و مانده حساب درآمد و یا فروش را بدهکار بدهکار کنید.
مرحله دوم بستن حساب‌ها
در گام دوم باید به سراغ حساب هزینه رفته و آن را ببندید. جزئیات این مرحله برعکس مرحله قبل است؛ یعنی باید خلاصه سود و زیان را بدهکار و جمع کل هزینه‌ها مثل هزینه حقوق و دستمزد، اجاره دفتر و کارخانه و نیز هزینه تعمیر و نگهداری تجهیزات را بستانکار کنید.
سومین مرحله
حالا که حسابهای مربوط به درآمد و هزینه بسته شده است، نوبت رسیدگی به حساب خلاصه سود و زیان می‌رسد. برای این کار باید حساب خلاصه سود و زیان را تحت عنوان حساب سود و زیان انباشته ببندید.
نکته مهم در مورد حساب خلاصه سود و زیان، اهمیت بستن آن با عنوان سود و زیان انباشته است. ممکن است شنیه باشید که این حساب را باید به شکل مستقیم و با حساب سرمایه ببندید. اما مشکل اینجاست که در این صورت گزارش‌گیری از میزان سود و زیان سالانه امکان‌پذیر نخواهد بود.
علاوه بر این ثبت صورت جلسه واحد اقتصادی در اداره ثبت شرکت‌ها راجع به تغییر میزان سرمایه امری ضروی است. چرا که در صورت نقص در انجام مراحل قانونی، امکان گردش در حساب سرمایه وجود نخواهد داشت.
مرحله چهارم از بستن حساب ها
پس از انجلم مراحل قبلی، نوبت به آخرین مرحله از بستن حساب‌ها یعنی بستن حسابهای دائمی می‌رسد. توجه داشته باشید که پیش از اقدام به این کار که به صدور سند اختتامیه منجر می‌شود باید یک‌سری فعالیت‌های دیگر مثل شناسایی و ثبت میزان مالیات، اندوخته قانونی و غیره را نیز باید انجام دهید.
به این ترتیب اول باید اسناد مالی تایید شوند و تنها پس از آن می‌توانید نسبت به بستن حسابهای هزینه، درآمد و سود و زیان اقدام کنید. در گام بعد باید برای ثبت سند اختتامیه اقدام کنید. به همین منظور لازم است از حساب تراز اختتامیه استفاده کنید. بستانکار کردن تمام حسابهای دارای مانده بدهکار و همچنین بدهکار کردن حساب تراز اختتامیه از اقداماتی هستند که باید در این مرحله از بستن حساب های پایان سال انجام شوند. در پایان لازم است کلیه حسابهای دارای بستانکاری، بدهکار و تراز اختتامیه نیز بستانکار شود.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.