هر شرکت یا مؤسسه تجاری برای ساماندهی و نظارت بر امور مالی خود باید آن ها را در دفاتر مخصوصی ثبت نماید. در واقع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری از ملزومات اساسی در علم حسابداری به شمار می روند. در این مطلب از بلاگ راهکار تجارت بهراد، توضیحاتی درباره انواع دفاتر قانونی را با هم خواهیم دید.
وزارت عدلیه براساس نظام نامه قائم مقام دفاتر قانونی را در اختیار هر تاجر یا صاحب شرکت یا مؤسسه تجاری به غیر از کسبه جزء قرار می دهد. کلیه رویدادهای مالی از جمله دیون، مطالبات، تعهدات، پیشرفت یا عدم پیشرفت شرکت یا مؤسسه تجاری بعد از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مدیریت به صورت هدفمند و منظم در دفاتر قانونی ثبت می شوند. این دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی طبق دستورالعمل های قانون تجارت برای صاحبین شرکت ها یا مؤسسات تعیین و بعد از رویت اطلاعات ثبتی مورد تأیید سازمان مربوطه قرار می گیرد.
با انواع دفاتر قانونی آشنا شوید
اطلاعات ثبت شده در دفاتر قانونی باید بدون خطا و اشتباه بوده و رویدادهای مالی با دقت و صحت درج گردد. دفاتر قانونی به خاطر پلمب بودن آنها در اصطلاح دفاتر پلمب نیز خوانده می شوند. این دفاتر مشتمل بر ۴ نوع دفتر حسابداری هستند که در ادامه مطلب به شرح آنها می پردازیم:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
دفتر روزنامه
یکی از ابزارهای مهم و ضروری حسابداری، دفتر روزنامه است که با نام های دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته می شوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معامله های تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطه های مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج می گردند.
شخص حسابدار هر گونه معامله های تجاری، رویدادهای مالی مثل پرداخت نقدی، خرید، فروش، ظهرنویسی و … را با توجه به تاریخ وقوع آن در دفتر روزنامه به ثبت می رساند. دفتر روزنامه در دو دسته عمومی و اختصاصی قرار می گیرد.
الف- دفتر روزنامه عمومی
مشتمل بر دو ستون بدهکار و بستانکار است. تجارت خانه، شرکت یا مؤسسه های تجاری کوچک برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی خود بیشتر از این نوع از دفاتر قانونی استفاده می کنند.
ب- دفتر روزنامه اختصاصی
برای شرکت ها و مؤسسه های تجاری بزرگ کاربرد دارد. در این دفاتر قانونی تعداد بیشماری از معاملات تجاری تکراری ثبت می شوند. بیشتر فعالیت های مالی این شرکت ها در دفتر روزنامه اختصاصی به چهار گروه تقسیم شده و اطلاعات مرتبط با آن ها به صورت جداگانه درج می گردند.
دفتر روزنامه خرید، پرداخت های نقدی، فروش و دریافت های نقدی از این قبیل هستند که شامل اطلاعات مالی براساس تاریخ داد و ستد (ستون های ماه و روز) و شرح آن به صورت جداگانه می باشد. حسابداران به این نکته توجه داشته باشند که باید تمامی اطلاعات مرتبط با داد و ستدهای تجاری را به صورت یکجا در دفتر روزنامه مشخص کنند. بدین شکل که ابتدا فعالیت های مالی، بدهکاران و بستانکاران هر حساب تعیین و سپس در این نوع از دفاتر قانونی ثبت گردد.
دلیل اصلی استفاده از دفتر روزنامه جلوگیری از هرگونه خطا و اشتباه در ثبت رویدادهای مالی است. چنانچه این اطلاعات توسط حسابدار قبل از ثبت در دفتر روزنامه، به طور مستقیم در دفتر کل ثبت شوند. امکان تصحیح خطاهای نوشتاری مانند ثبت مکرر، قلم افتادگی و … وجود ندارد.
دفتر کل
دومین مورد از دفاتر قانونی در حوزه حسابداری، دفتر کل است که برای آماده سازی صورت های مالی و ترازنامه استفاده می شود. اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی با فاصله زمانی بیشتری نسبت به فاصله ثبت در دفتر روزنامه درج می گردند. یکی از نقاط ضعف دفتر روزنامه این است که نمی توان مانده هر حساب را در هر تاریخی از دوره مالی مشخص کرد. از طرفی امکان تهیه صورت های مالی، گزارش های سازمانی و مدیریتی وجود ندارد.
رویدادهای مالی چگونه در دفتر کل ثبت می شوند؟
- حسابداران برای ساماندهی بهتر اطلاعات مالی شرکت یا مؤسسه تجاری، برای هر حساب یک صفحه یا بیشتر را در نظر می گیرند.
- ترتیب حساب ها در دفتر کل با دقت و درستی رعایت می شود.
- موجودی کالا، موجودی نقدی، ساختمان، زمین، حساب های پرداختی و تمامی رویدادها را در صفحات مجزا ثبت می کنند.
- همه موارد مربوط به بدهکار و بستانکار از دفتر روزنامه به قسمت های مشخص شده در دفتر کل منتقل می شود.
- حساب های مالی هر شرکت یا مؤسسه تجاری به صورت جداگانه در دفتر کل درج می گردد.
- کارشناس حسابداری یا تاجر بهتر است هفته ای یک بار اطلاعات مالی را پس از جداسازی انواع مختلف آن از دفتر روزنامه خارج کرده و در دفتر کل ثبت کند.
- دفتر کل شامل ستون هایی از قبیل تاریخ (روز و ماه)، شماره سند، شرح، عطف، مبلغ بدهکار، بستانکار، تشخیص، مانده حساب و … بوده که تا حد امکان باید به طور کامل تکمیل گردد. برای مثال در قسمت شماره سند حسابداری و تاریخ باید همان شماره و تاریخ ثبت شده در این قسمت وارد شود. در ستون عطف نیز شماره صفحه دفتر روزنامه در دفتر کل نوشته شده و متقابلاً شماره صفحه دفتر کل را در دفتر روزنامه درج می کنند. در ناحیه مربوط مانده حساب باقیمانده بدهکاری یا بستانکاری مربوط به هر حساب وارد می شود.
دفتر دارایی
در سومین نوع از انواع دفاتر قانونی یعنی دفتر دارایی، کلیه دارائی های شرکت، مؤسسه تجاری یا تاجر به شکل منقول، غیر منقول، دیون، وجه نقد و مطالبات قید می گردد. در واقع اطلاعات ثبت شده در دفتر دارایی از دفتر کل استخراج می شود. مهلت تنظیم دفتر دارایی و ارسال گزارش های مربوط به رویدادهای مالی براساس قانون تجارت تا ۱۵ فروردین هر سال است. وجه تمایز دفتر دارایی از دفاتر قانونی به خاطر امضاء تاجر یا مدیریت شرکت یا مؤسسه تجاری جهت تأیید و صحت اطلاعات آن می باشد.
دفتر کپیه
تمامی دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه، دارایی و کل قبل از تحریر، نیاز به امضای نماینده اداره ثبت دارد. دفتر کپیه از این قاعده مستثنی بوده و سایر شرایط قانون تجارت برای آن رعایت می شود. صورت حساب های مالی، مراسلات و … را به ترتیب تاریخ ثبت در دفتر کپیه لحاظ می‌کنند.