حسابداری، به خصوص در شرکتها و کسبوکارهای بزرگتر میتواند پیچیده باشد. به همین خاطر است که راهکارهای متفاوتی برای سهولت هر چه بیشتر حسابوکتابهای این حوزه ارائه شدهاند. یکی از این راهکارها، کدینگ حسابداری است. کدینگ روشی برای دستبندی اطلاعات و رویدادها است. در این راهنما راهکار تجارت بهراد میخواهیم به طور ویژه به کدینگ حسابداری بازرگانی بپردازیم. پس همراه ما باشید.
کدینگ حسابداری چیست؟
در حسابداری، رویدادها و اسناد بسیار متنوع و زیادی داریم. چطور میتوانیم این دادهها را دستهبندی کنیم؟ یک راه ساده این است که از عبارتِ آن رویداد یا داده استفاده کنیم. مثلاً بنویسیم «داراییهای مشهود» یا «سرمایهگذاریهای کوتاهمدت». اما در این روش مقدار بسیار زیادی از عبارات را خواهیم داشت که ثبت آنها راحت و حرفهای نخواهد بود.
پس راه حل چیست؟ برای هر رویداد یا داده یک کد تعریف کنیم و از این به بعد همهجا از این کد به جای عبارت معادل آن استفاده کنیم. کدینگ های حسابداری یک روش دستهبندی است که در آن به شاخهها کد میدهیم، آن را به زیرشاخه تبدیل میکنیم و بعد به زیرشاخهها نیز کد میدهیم. وقتی از این اعداد و کدها در ثبت اطلاعات مالی استفاده کنیم، میگوییم کدینگ حسابداری رخ داده است.
چه روشهایی برای کدینگ حسابداری وجود دارد؟
نحوه کدینگ میتواند در هر سیستم و هر کسبوکاری متفاوت باشد. در واقع این خودِ کسبوکار است که بنا به ترجیحات خود کدینگ مختص خود را طراحی میکند. اما چند روش کلی برای این کار وجود دارد که الگوی کدینگ حسابداری محسوب میشوند. این روشها عبارتند از:
- متوالی: در این روش، اعداد را به صورت متوالی پست سر هم میگذاریم که هر عدد نشاندهنده یک دسته خاص است.
- خطی: در این روش، از حروف الفبا برای کدینگ استفاده میشود. برای مثال برای «هزینههای مالی» کد «ه-م» استفاده میشود.
- سلسلسه مراتبی: در این روش، از بالا شروع میکنیم و شاخههای اصلی را کدگذاری میکنیم. سپس به زیرشاخهها میرسیم که حرف اولشان با کد سرشاخه خود یکسان است.
- تودهای: در این روش، گروهی از اعداد را به حسابهای یک دوره مالی خاص اختصاص میدهیم. وقتی تعداد معینی از اعداد را به حسابهای یک گروه خاص نسبت دهیم، کدینگ تودهای خواهد بود.
نمونهای از کدینگ حسابداری بازرگانی
اینجا یک مثال داریم که مراحل آن را میبینیم.
مرحله اول
در این روش شروع میکنیم و حسابهای اصلی و کلی را به ترتیب از 1 شمارهگذاری میکنیم. بنابراین چنین جدولی خواهیم داشت:
کدینگ گروه حسابها
| گروه حساب | کد حساب |
| داراییهای جاری | 1 |
| داراییهای غیرجاری | 2 |
| بدهیهای جاری | 3 |
| بدهیهای بلندمدت | 4 |
| حقوق صاحبان سهام | 5 |
| درآمدها | 6 |
| بهای تمام شده کالا یا خدمت فروشرفته | 7 |
| بهای تمام شده کالا یا خدمت فروشرفته | 8 |
| سایر حسابها | 9 |
مرحله دوم
در این مرحله نوع حسابهای داخل هر گروه (گروههای جدول بالا) را به ترتیب مینویسیم. سپس در حالی که عدد سمت چپ، عدد مربوط به گروه همان حساب است، از 1 شروع میکنیم و ادامه میدهیم. مثلاً عدد مربوط به «بدهیهای جاری» در جدول بالا 1 بود. حالا این حساب را به زیرشاخههایش تقسیم میکنیم. پس اولین زیرشاخه آن 101 و دومین زیرشاخه 102 خواهد بود و الی آخر.
کدینگ داراییهای جاری
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| موجودی نقد و بانک | 101 | 1 |
| سرمایه گذاری کوتاهمدت | 102 | |
| حسابها و اسناد دریافتنی تجاری | 103 | |
| سایر حسابها و اسناد دریافتنی | 104 | |
| موجودی مواد و کالا | 105 | |
| سفارشات و پیش پرداختها | 106 | |
| سپردهها | 107 |
کدینگ داراییهای غیرجاری
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| داراییهای ثابت مشهود | 201 | 2 |
| استهلاک انباشته داراییهای ثابت مشهود | 202 | |
| داراییهای در جریان تکمیل | 203 | |
| داراییهای نامشهود | 204 | |
| سرمایهگذاریهای بلندمدت | 205 | |
| سایر داراییهای غیرجاری | 299 |
کدینگ بدهیهای جاری
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| حسابها و اسناد پرداختنی | 301 | 3 |
| سایر حسابها و اسناد پرداختنی | 302 | |
| سفارشات و پیشدریافتها | 303 | |
| ذخیره مالیات | 304 | |
| سود سهام پرداختنی | 305 | |
| سپردههای پرداختنی | 306 | |
| تسهیلات و اعتبارات مالی دریافتی کوتاهمدت | 307 | |
| ذخایر | 308 |
کدینگ بدهیهای بلندمدت (غیر جاری)
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| حسابها و اسناد پرداختنی بلندمدت تجاری | 401 | 4 |
| سایر حسابها و اسناد پرداختنی بلندمدت | 402 | |
| تسهیلات و اعتبارات مالی دریافتی بلندمدت | 403 | |
| ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان | 404 | |
| درآمدهای انتقالی به دورههای آتی | 405 |
کدینگ حقوق صاحبان سهام
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| سرمایه پرداخت شده | 501 | 5 |
| اندوخته قانونی | 502 | |
| سایر اندوختهها | 503 | |
| مازاد تجدید ارزیابی داراییهای ثابت مشهود | 504 | |
| سود انباشته | 505 |
کدینگ حسابداری بازرگانی برای درآمدها
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| فروش | 601 | 6 |
| درآمد حاصل از ارائه خدمات | 602 | |
| سایر درآمدهای عملیاتی | 603 | |
| سایر درآمدهای غیرعملیاتی | 604 |
کدینگ بهای تمام شده کالا و خدمات فروشرفته
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| بهای تمام شده کالای فروشرفته داخلی | 701 | 7 |
| بهای تمام شده کالای فروشرفته خارجی | 702 | |
| بهای تمام شده خدمات ارائهشده | 703 |
کدینگ هزینهها
| حساب کل | کد حساب | کد گروه |
| هزینه حقوق و دستمزد کارکنان | 801 | 8 |
| هزینههای عملیاتی | 802 | |
| سایر هزینههای عملیاتی | 803 | |
| هزینههای مالی | 804 | |
| هزینههای غیرعملیاتی | 805 |
کدینگ سایر حسابها
| نام حساب
|
کد حساب | کد حساب کل |
| حسابهای انتظامی | 901 | 9 |
| طرف حسابهای انتظامی | 902 | |
| تراز افتتاحیه | 903 | |
| تراز اختتامیه | 904 |
مرحله سوم
در این قدم از کدینگ حسابداری بازرگانی، هر یک از حسابهای کل را به زیرشاخهها تقسیم میکنیم. برای مثال دستهبندی حسابهای معین را مینویسیم. در این صورت مثلاً وقتی میخواهیم حسابهای معین «موجودی نقد و بانک» را کدینگ کنیم، به ترتیب از 01 تا 04 را جلوی عدد آن حساب که 101 بود اضافه میکنیم. پس خواهیم داشت: 10101 / 10102 و… .
| نام حساب | کد حساب | کد حساب کل |
| موجودی نزد بانکها | 10101 | 101 |
| موجودی نزد صندوق | 10102 | |
| موجودی نزد تنخواهگردان | 10103 | |
| اسناد و اوراق بهادار نزد صندوق | 10104 | |
| وجوه در راه | 10105 | |
| موجودی واریزی نامههای ارزی | 10106 | |
| مسکوکات | 10107 |
ما ادامه این بخش از کدینگ حسابداری بازرگانی را به عهده خودتان قرار میدهیم. این حسابها را به همین ترتیب برای باقی حسابهای کل ادامه دهید.
مرحله چهارم
در این مرحله نیز از کدهای مراحل قبل استفاده میکنیم تا حسابهای تفصیلی را کدگذاری کنیم. برای مثال کد گروه «موجودی نقد و بانک» 1 بوده است که با یک پله گروهبندی به عدد 101 تبدیل شده است. در ادامه کد حساب «موجودی نزد بانکها» 10101 بوده است. پس حالا که میخواهیم حسابهای تفصیلی را برای «موجودی نزد بانکها» بنویسیم، از عدد 1010101 شروع میکنیم و میرسیم به 1010102 / 1010103 و … . همین کار را برای سایر حسابهای معین نیز انجام میدهیم.
در آخر
کدینگ حسابداری بازرگانی شاید در نگاه اول به نظر پیچیده بیاید، اما اگر کمی با آنها کار کنید، به این نتیجه خواهید رسید که استفاده از آنها به مراتب بهتر و راحتتر از عبارات است. امیدواریم این مطلب برایتان مفید واقع شده باشد. در آکادمی راهکار تجارت بهراد میتوانید سایر مطالب آموزش حسابداری را مشاهده فرمایید.